Україна
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ ШЕПЕТІВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
02 жовтня 2012 року м. Шепетівка № 183-2012р
Про затвердження Положення про
архівний підрозділ виконавчого
комітету Шепетівської міської ради
З метою забезпечення порядку роботи з документами, обліку, зберігання, використання документів та інших носіїв інформації згідно з Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, керуючись ст. 42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”:
- Затвердити Положення про архівний підрозділ виконавчого комітету Шепетівської міської ради.
- 2.Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами Капелюха П.М.
Міський голова С.Антонюк
Виконавчий комітет ЗАТВЕРДЖЕНО
Шепетівської міської ради Розпорядження міського голови
02 жовтня 2012 р. № 183-2012р
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ виконавчого комітету Шепетівської міської ради
1. Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» виконавчий комітет Шепетівської міської ради (далі -виконком) створює архівний підрозділ (далі - архів) для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час його діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архів входить до складу загального відділу виконкому.
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та цим положенням, яке розробляється на підставі Типового положення.
Положення про архів погоджується з Держархівом області, після чого затверджується міським головою.
4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керуючий справами виконкому, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло службових обов'язків працівника архіву визначається посадовою інструкцією, яку затверджує керуючий справами виконкому.
6. Основними завданнями архіву є:
приймання від структурних підрозділів та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах;
участь у складанні та погодженні номенклатури справ виконкому, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затвердженими наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001
№ 16, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598 (із змінами) (далі -Правила), архівному відділу виконавчого комітету Шепетівської міської ради; Державному архіву Хмельницької обл.;
проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії виконкому проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
підготовка, передавання та транспортування (за рахунок виконкому) документів Національного архівного фонду, до архівного відділу виконавчого комітету міської ради, до Державного архіву Хмельницької обл.;
участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників виконкому, які відповідають за роботу з документами.
7. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
вимагати від структурних підрозділів виконкому передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
давати структурним підрозділам виконкому рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
запитувати від структурних підрозділів виконкому відомості, необхідні для роботи;
інформувати керівництво виконкому про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться у виконкомі, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
8. Відповідальним за виконання покладених на архів завдань і функцій є начальник загального відділу виконкому.
9. Порядок взаємодії архіву з іншими структурними підрозділами виконкому здійснюється відповідно до положення про загальний відділ та Регламенту виконавчого комітету.
10. До складу документів архіву входять:
документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами виконкому, та документи з особового складу;
науково-технічна документація, аудіовізуальні та електронні документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;
фонди особового походження працівників виконкому, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;
документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;
друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву виконкому;
довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві виконкому окремо.
11. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів організації до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.
Аудіовізуальні документи передаються до архіву виконкому одразу після завершення їх виробництва.
12. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архіві виконкому:
- для управлінської документації - 5 років;
- для документів з особового складу - 75 років;
- для науково-технічної документації - 25 років;
- для аудіовізуальних документів - 1 рік після закінчення їх виробництва;
- для електронних документів - 3 роки.
Керуючий справами
виконавчого комітету П. Капелюх
| < Попередня | Наступна > |
|---|
