Спільним наказом Державного архіву Хмельницької області та управління культури, національностей та релігій Хмельницької обласної державної адміністрації від 10 жовтня 2014 р. було оголошено огляд на краще забезпечення збереженості документів Національного архівного фонду та стану діловодства в установах і закладах культури Хмельницької області, який проходить з 01 січня по 01 листопада 2015 р.
Проведення такого конкурсу на перший погляд здається дивним для пересічних громадян, але є цілком закономірним для архівістів та працівників культури. Адже навіть у визначенні основних термінів знаходимо спільні поняття: «культура - сукупність матеріального і духовного надбання певної людської спільноти (етносу, нації), нагромадженого, закріпленого і збагаченого протягом тривалого періоду, що передається від покоління до покоління, включає всі види мистецтва, культурну спадщину, культурні цінності, науку, освіту та відображає рівень розвитку цієї спільноти» (Вікіпедія); «Національний архівний фонд - сукупність архівних документів, що відображають історію духовного і матеріального життя Українського народу та інших народів, мають культурну цінність і є надбанням української нації» (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»). Тобто, Національний архівний фонд (далі – НАФ) - це відображення культури народу, а його документи є культурними цінностями, збереження яких, забезпечення до них доступу, їх популяризація – це лише частина спільних основних завдань галузей культури і архівної справи.
Працівники культури та архіву спільно і розпочали роботу з організації необхідних заходів з метою вдосконалення діловодства і архівної справи та узагальнення передового досвіду. Начальник відділу культури виконавчого комітету Шепетівської міської ради Джус Світлана Миколаївна з розумінням поставилася до проблем проведення огляду, видала наказ щодо цього питання і зібрала на початку лютого семінар-нараду керівників закладів та установ культури міста. В нараді взяла участь начальник архівного відділу Покотило Олена Вікторівна, яка ознайомила присутніх з умовами конкурсу та основними завданнями, що постали перед керівниками та відповідальними за архівні підрозділи.
В огляді взяли участь 3 заклади (установи) списку № 1 (Шепетівська дитяча музична школа, Шепетівська дитяча художня школа, відділ культури виконавчого комітету Шепетівської міської ради) та 1 заклад культури списку № 2 (Шепетівський міський будинок культури). Спільно з начальником архівного відділу відповідальні за архіви цих юридичних осіб проаналізували свої анкети-запитальники і взялися до виконання першочергових завдань: описування справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) за 2012 рік і оформлення актів про виділення до знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду. Як виявилося, найкращий стан діловодства та ведення архівної справи уже в лютому був у дитячій музичній школі. Тут відповідальна за діловодство та архів Оксюта Алла В'ячеславівна до своїх обов'язків ставиться відповідально. В результаті проведеної вчасно попередньої роботи пакет необхідних документів був найбільш повним, оформленим та затвердженим на початку поточного року. Алла В'ячеславівна – секретар, має базову вищу освіту (бакалавр з культури (документознавства та інформаційної діяльності)), стаж роботи – 9 років. Вона розуміє, що налагоджена робота - запорука успіху, і прагне того, щоб у її професійній діяльності все було виконано правильно і на високому рівні. Алла Оксюта рекомендована для відзнаки як кращий працівник.
Кілька років наполегливої праці по виправленню того стану ведення та збереження документації, який дістався у спадок новопризначеному директору дитячої художньої школи Марченко Олені Іванівні, привели до бажаного результату. Олена Іванівна не лише невтомно працює сама і наводить порядок у справах, вона зрушила з місця роботу експертної комісії та архівного підрозділу (відповідальна за архів – Овсянюк Людмила Григорівна). Проведено облік, описано та передано в архівний відділ на зберігання виявлені в результаті перевірки справи НАФ, не внесені в описи за минулі роки, налагоджується діловодство відповідно до розробленої індивідуальної Інструкції з діловодства у Шепетівській дитячій художній школі. Описані та схвалені ЕПК справи постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) за 2012 рік, проведено і оформлено актом експертизу цінності документів, не внесених до НАФ, з метою вилучення їх для знищення.
Відділ культури (відповідальна за архівний підрозділ – Костюк Наталія Олександрівна) спонукав до роботи свою централізовану бухгалтерію. Тут відкладаються документи і постійного зберігання, і з кадрових питань (особового складу) установ та закладів культури міста. В результаті впорядковані, підшиті і правильно оформлені справи були внесені в описи, а вже описані - передані до архівного відділу згідно з планом.
Найбільший об'єм роботи було виконано у міському будинку культури. Заклад зберігав документи НАФ на місці, але ніколи їх не описував. Директор Талімончук Вікторія Іванівна – досвідчений працівник культури. Крім творчої діяльності вона добре знає і розуміє свої обов'язки щодо ведення управлінської документації, вимагає належного порядку в оформленні фінансових документів (у закладі є своя бухгалтерія). Завдяки наполегливості Вікторії Іванівни саме ті, хто постійно зайнятий вирішенням творчих завдань, долучилися до організації архівної справи. Наказом директора призначено відповідальною за архівний підрозділ Ляшун Ольгу Миколаївну – завідувача сектору з основних видів діяльності, створено експертну комісію на чолі з заступником директора з культурно-масової, інформаційної та науково-методичної роботи. Були розроблені та погоджені ЕПК Державного архіву області положення про архівний підрозділ та ЕК, номенклатура справ на поточний рік, затверджені наказами директора будинку культури. З шаф і сейфів дістали відкладені за довгі роки документи, провели їх експертизу, відібрали, описали схвалили і погодили на засіданні ЕПК опис справ постійного зберігання за 1968-2012 роки та з кадрових питань (особового складу) за 2010-2012 роки. Визначилися з тим, що необхідно зробити надалі, щоб культурне надбання в міському будинку культури надійно збереглося.
Міські бібліотеки не є юридичними особами, але їм було рекомендовано оцінити стан свого діловодства і його відповідність сучасним вимогам. Молодь прагне йти в ногу з часом, тому й першою взялася за складання номенклатури справ наймолодша завідувачка міської бібліотеки № 1 Островська Катерина. Підняла нормативні акти, положення, інструкції - навчилася сама, і тепер може навчити колег розробляти такий важливий документ, як номенклатура.
Звичайно, в ході огляду було виявлено і недоліки у веденні діловодства та архівної справи в установах та закладах культури міста. Маємо надію, що бажання їх усунути не пропаде із завершенням конкурсу і визначенням переможців. Робота продовжується, створюються документи, які будуть впорядковуватися і передаватися в архів. Як стверджували давні латиняни, архівний документ – це свідок минулого, світло істини, жива пам'ять. Для того, щоб ці поняття не втратили свою цінність, потрібно ретельно доглядати і зберігати ті культурні надбання, які маємо і які творимо на сучасному етапі. Ревізія проблем, що виникають при цьому, допомагає нам стати кращими. Думаємо, що усі заклади та установи культури міста стануть з часом взірцем забезпечення збереженості Національного архівного фонду та стану діловодства.
Начальник архівного відділу
виконавчого комітету
Шепетівської міської ради О. Покотило
| < Попередня | Наступна > |
|---|
